Politique de confidentialité

Depuis le 1^er janvier 2004, l’ARPS est, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), tenue d’obtenir le consentement d’une personne lorsqu’elle recueille, utilise ou communique les renseignements personnels de cette personne. Conformément à la Loi, l’ARPS doit respecter un code pour la protection des renseignements personnels, qui compte 10 principes de pratiques équitables de traitement de l’information.

1. RESPONSABILITÉ

L’ARPS se conformera à la totalité des 10 principes établis dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Il incombe au président de l’ARPS d’assurer la conformité de l’Association avec les dispositions de la Loi.

Les renseignements personnels que l’ARPS recueille sont confidentiels. Notre personnel est autorisé à accéder aux renseignements personnels uniquement s’ils ont besoin de traiter ces renseignements aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus. Des mesures de sauvegarde sont en place pour garantir que les renseignements ne soient pas communiqués ou partagés dans une plus large mesure qu’il n’est nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus. Nous prenons également des mesures pour faire en sorte que l’intégrité de ces renseignements soit protégée et prévenir leur perte ou leur destruction. Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels uniquement à des fins qu’une personne raisonnable considérerait comme appropriées, compte tenu des circonstances.

2. DÉTERMINATION DES FINS

L’ARPS recueille des renseignements personnels pour rester en contact avec des personnes dans le cours normal de ses relations d’affaires avec elles et pour remplir son mandat. Par exemple, l’ARPS utilise les renseignements recueillis pour:

Distribuer de la correspondance d’affaires ordinaire, notamment des bulletins, des avis d’activités, des avis de réunions, des renseignements sur les membres, de la correspondance;
Communiquer avec des personnes par courriel, téléphone ou télécopieur;
Identifier des groupes aux fins de correspondre avec eux (par ex., des catégories de membres);
Tenir des registres de la correspondance;
Analyser et améliorer ses services et ses avantages.

3. CONSENTEMENT

L’ARPS considère le consentement comme étant l’autorisation expresse de recueillir et d’utiliser les renseignements aux fins de fournir des services, des avantages et de l’information. Elle a mis en place des méthodes pour informer les personnes des fins de la collecte et de l’utilisation de renseignements personnels et pour obtenir leur consentement à la collecte et à l’utilisation de ces renseignements personnels. Le consentement peut être donné sous la forme d’une autorisation écrite ou de vive voix, tout comme le retrait du consentement. L’ARPS obtient le consentement en personne et/ou par la poste, Internet, téléphone ou télécopieur.

4. LIMITATION DE LA COLLECTE

Les renseignements personnels s’entendent de tout renseignement qui peut être utilisé pour différencier ou identifier une personne ou communiquer avec elle. Certains renseignements sont exclus en vertu de la Loi : les renseignements figurant sur la carte d’affaires d’un employé ou d’une employée d’une organisation et certains renseignements du domaine public, notamment ceux qui sont publiés dans des annuaires publics. Dans le cas où une personne utilise à la fois ses coordonnées domiciliaires et ses coordonnées d’affaires, nous estimons que les coordonnées fournies sont des coordonnées d’affaires et qu’à ce titre, elles ne sont pas assujetties à la protection des renseignements personnels.

L’ARPS recueille des renseignements personnels uniquement à des fins qu’une personne raisonnable considérerait comme appropriées, compte tenu des circonstances. Par exemple, l’ARPS recueille des adresses de courriel pour être en mesure de fournir des services par Internet. Elle ne recueille pas de renseignements superflus pour l’exploitation efficace de l’Association. Elle ne recueille pas de renseignements pour le compte de tiers.

5. LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA COMMUNICATION ET DE LA CONSERVATION

L’ARPS recueille des renseignements personnels uniquement aux fins de rester en contact avec ses associés en affaires et leur fournir des services et des avantages. Elle conserve les renseignements personnels tant qu’elle conserve une relation d’affaires avec la personne. En cas de retrait de consentement, l’ARPS supprime les renseignements de sa base de données.

6. EXACTITUDE

L’ARPS s’efforce de tenir ses registres le plus à jour possible pour faire en sorte de pouvoir atteindre les fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis. Elle obtient ces renseignements directement de la personne, des personnes autorisées à fournir des renseignements mis à jour, d’annuaires du domaine public et d’autres sources, le cas échéant. Les renseignements sont révisés et actualisés sur une base annuelle et tout au cours de l’année, au fur et à mesure qu’elle prend connaissance de mises à jour.

7. MESURES DE SÉCURITÉ

Les renseignements personnels sont stockés dans une base de données électronique, dans les locaux de l’ARPS. Il faut un code d’utilisateur et un mot de passe pour accéder à la base de données. Une copie de sauvegarde de la base de données est faite conformément aux protocoles technologiques. Les locaux de l’ARPS et l’immeuble qui les abrite sont fermés à clé en dehors des heures d’affaires normales.

Les renseignements sur les coordonnées s’entendent des renseignements nécessaires pour identifier la relation d’affaires de la personne et pour prendre contact avec elle, notamment le nom, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel. Les renseignements sur les coordonnées sont stockés sur des appareils portatifs appartenant aux employés supérieurs de l’ARPS et sécurisés par eux.

8. TRANSPARENCE

L’ARPS prend la gestion des renseignements personnels au sérieux et déploie tous les efforts raisonnables voulus pour protéger ces renseignements. La politique de l’ARPS relative à la protection des renseignements personnels est affichée sur son site Web, www.healthsteward.ca, et il est possible d’en obtenir copie en s’adressant à ses bureaux, 301A-3800 Steeles Ave W Woodbridge, Ontario L4L 4G9; téléphone : 1-844-535-8889; courriel: info@healthsteward.ca. Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de la politique ou des méthodes de l’ARPS relatives à la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec le bureau.

9. ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les personnes peuvent communiquer avec le bureau de l’ARPS pour examiner leurs renseignements personnels versés aux dossiers. Toute correspondance doit être adressée à la directrice générale, à ginette.vanasse@healthsteward.ca, ou par téléphone : 1-613-723-7282. Quelqu’un sera disponible pour répondre à des questions au sujet des renseignements demandés. L’ARPS corrigera rapidement les renseignements inexacts, habituellement dans les 48 heures après en avoir été avisée. Il n’y a pas de frais afférents à la correction de renseignements.

10. PLAINTES À L’ÉGARD DU NON-RESPECT DES PRINCIPES

La façon la plus simple de présenter une plainte au sujet du non-respect de la politique et des méthodes de l’ARPS relatives à la protection des renseignements personnels consiste à communiquer directement avec la directrice générale de l’Association par lettre, télécopieur, courriel ou téléphone. Dans la plupart des cas, les plaintes peuvent être réglées dans les 48 heures. Il va sans dire que les plaintes concernant plus qu’une simple correction ou mise à jour de renseignements doivent être soumises par écrit, de sorte que le plaignant ou la plaignante et l’ARPS disposent d’une trace écrite de la circulation de l’information aux fins de régler la plainte.

Quiconque est insatisfait du traitement d’une plainte concernant la politique relative à la protection des renseignements personnels par un employé ou une employée de l’ARPS doit porter la plainte directement à l’attention du président de l’ARPS; si la plainte n’est toujours pas réglée à ce stade-là, elle doit être soumise au commissaire à la protection de la vie privée du Canada.